Кужельный. Теория бухгалтерского учета (2001)

5.1. Первичное наблюдение в учете , документация , ее значение и роль

Бухгалтерский учет является сложной системой информационного обеспечения пользователей достоверными и полными данными о деятельности предприятия для принятия решений. В этом, как мы уже неоднократно отмечали, и заключается назначение бухгалтерского учета, а потому его ведение является обязательным для каждого предприятия со дня его регистрации до ликвидации.
Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечения неукоснительного выполнения всеми подразделениями и должностными лицами правомерных требований главного бухгалтера относительно соблюдения порядка оформления и учета первичных документов. В связи с этим предприятиям предоставлены широкие методологические и методические полномочия относительно определения учетной политики, выбора форм бухгалтерского учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации с учетом особенностей деятельности и технологий обработки учетных данных. Предприятие определяет также работников, имеющих право подписывать бухгалтерские документы, утверждает правила документооборота, дополнительные регистры аналитического облику.
Следовательно, бухгалтерский учет, отражая все хозяйственные операции непрерывно по мере их осуществления, превращается в организованную систему накопления, обработки, хранения, передачи и использования учетной информации в управлении. Обязательным условием при этом является составление соответствующего документа на каждую операцию, независимо от ее содержания и объема. А потому документация в бухгалтерском учете выступает как способ первичного наблюдения за всей производственной и финансово-хозяйственной дияльнистю.
Документацию тесное связано со счетами. Только документы могут быть основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. От качества документов в значительной мере зависит качество бухгалтерского облику.
Известно, что каждая хозяйственная операция - это соответствующий объем экономической информации. И чтобы можно было эту информацию контролировать, ее надо не просто записать на счетах бухгалтерского учета, а сначала оформить документально. Поэтому первичный документ становится основным, важнейшим носителем информации. С момента оформления первичного документа начинается бухгалтерский облик.
При оформлении первичного документа анализируется же хозяйственная операция с точки зрения ее законности и экономической целесообразности, то есть происходит текущий контроль, превращает документацию на средство сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными операциями, средство обоснования учетных записив.
В первичных и сводных учетных документов предъявляются определенные требования относительно формы и содержания. Так, для каждого документа обязательны следующие реквизиты:
название документа (формы);
дата и место составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ;
краткое изложение содержания и объема хозяйственной операции, указания единицы измерения;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Значение документации трудно переоценить. Без документа нет учета. Правильно оформленный документ подтверждает соответствующие права и обязанности физических и юридических лиц: заполнены реквизиты объединяют определенное количество показателей, которые, как правило, характеризуют экономическую сторону операции, наличие всех необходимых подписей - юридический ее бик.
Неоценимое значение имеет документация для обеспечения сохранности имущества предприятия - внеоборотных и оборотных активов, средств и др.. Особенно это касается сохранения нематериальных активов и основных средств, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива, незавершенного производства, готовой продукции; рационального и эффективного использования производственных запасов, достоверности незавершенного производства. Достоверность данных о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности определяется только на основании первичных документов. Это касается и таких показателей, как собственный капитал, долгосрочные и краткосрочные кредиты банка тощо.
Так же на основании первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль. Итак, первичные документы всегда играют роль арбитра или судьи во время доказательства не просто фактов совершения хозяйственных операций, а подтверждение приобретения одной стороной прав, а другой - обязанностей. Для осуществления контроля используется и синтезирована информация, но ее тоже построено на данных первичных документив.
Значительную работу с первичными документами, подтверждающими законность и целесообразность хозяйственных операций, достоверность синтетического и аналитического учета и отчетности, проводят во время комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, в процессе которых используются разнообразные методические "средства контроля (сплошные и выборочные инвентаризации, встречные проверки, когда основанием для выводов и предложений становятся те же первичные документы).
Всесторонне используются первичные документы при аудиторских проверок для экспертной диагностики и оценки (анализа) финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Нет никакой управленческой функции (планирование, организация, стимулирование , контроль), для осуществления которой не пользовались бы данным бухгалтерского учета, построенного на первичных документах.
Поскольку существует огромное количество хозяйственных операций, то и первичных документов, которые группируются по определенным признакам и записываются на счетах бухгалтерского учета, также существует множество. Накопление документов - это процесс создания информационной базы, массивов первичных документов, группируют, обрабатывают, обобщают и используют для внутренних и внешних потребностей.

<- ГЛАВА 5 первичного наблюдения. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ 5.2. классификация документов ->