Верба В.А. , Решетняк Т. И.. Организация консалтинговой деятельности (2000)

9.1. Диагноз , его цель и выявление необходимых фактов

Диагноз - вторая фаза процесса консультирования, по сути является первым действительно операционной фазой. Ее цель - подробно и углубленно изучить проблему клиента, выявить факторы и силы, которые влияют на эту проблему, подготовить всю необходимую информацию для принятия решения, а также тщательно изучить важные аспекты взаимосвязи между проблемой, общими целями и результатами деятельности организации клиента и определить , насколько клиент способен осуществить предложенные змини.
Диагностируя проблему и тесно сотрудничая с клиентом, консультант уже влияет на отношение организации к изменениям и может даже невольно что-то изменить в краще.
При правильном руководстве интенсивное сбор данных и их анализ могут привлекать сотрудников клиента к выполнению задачи, усиливая их чувство «владения проблемой». В результате в конце фазы постановки диагноза организация-клиент будет более подготовлена ​​к осуществлению необходимых изменений, чем в начале этой роботи.
Введение консультанта в организацию без достаточной подготовки со стороны клиента заставляет работников в организации приспосабливаться к новой ситуации, соблюдать нового поведения. Возможны преждевременные изменения, запутывание проблемы или замаскування истинной причины приглашения консультанта. Такое может случиться на стадии диагноза, когда консультант движется сквозь несколько уровней организации, привлекая многих людей.
Если цель консультации неизвестна, он может ожидать только ограниченного сотрудничества со стороны отдельных членов организации. Поэтому клиент должен подготовить организацию к появлению консультанта.
Консультант должен быть открытым к общению, чтобы избежать дезинформации относительно его работы. Диагностировать деликатные ситуации надо с большим тактом, не нарушая прав клиента на служебную и коммерческую тайны.
Клиент и его коллектив должны знать, как ведется работа: какие факты установлены, какие проблемы требуют дальнейшего выявления фактов и проверки, какую информацию будет взят за основу для действий.
Не должно быть двусмысленностей или подозрения относительно рекомендации, правильности диагноза или начала перестройки. С другой стороны, реакция клиента на поток информации - это обратная связь для консультанта, который надо максимально использовать на протяжении всей диагностической фази.
Выявление необходимых фактив.
Для получения ясной картины ситуации, выявление проблемы и согласования своих предложений с действительным положением вещей консультанту требуется значительное количество фактов. Они нужны и для решения творческих проблем, когда необходимо разработать нечто совершенно новое, используя свое воображение, творческое мышление. С начала консультирования и диагностики консультант получает определенный объем данных от своих коллег, которые занимались предварительным диагнозом проблемы в фазе ознайомлення.
Характер собранных фактов зависит от сферы деятельности, выявление проблемы и целей задачи. Факты должны позволять изучать процессы, отношения, причины и взаимосвязи, сигнализировать о потенциальных возможностях, облегчать пути их використання.
Сбор данных нужно готовить, тщательно определяя, какие именно факты необходимы. Фактический объем информации в любой организации практически не ограничен, но ее недостаток очень часто становится отрицательным фактором. Нельзя игнорировать важность сбора фактов, особенно, если некоторые данные трудно получить, необходимо строить специальные схемы для их получения (наблюдения, особые формы ведения учета).
Факты, с помощью которых должна быть получена важная информация о причинах, последствиях или взаимосвязи, можно найти в неожиданном месте. Их нужно собирать и изучать, выявлять при сотрудничестве с клиентом, особенно с теми членами его организации, знают, какая ведется документация, насколько она надежна, и, что лучше, получать из других источников. При этом надо анализировать содержание данных, объем, а также определять критерии классификации и табулювання.
При планировании процесса сбора данных также нужно решить, для каких именно аспектов проблемы и взаимосвязей детальной информации не требуется. Идентичны на первый взгляд типы данных имеют разное значение или содержание в различных организациях. В старых фирмах может быть своя терминология, иногда совершенно отличная от той, что сейчас используется в данной сфере промышленности. Надо учесть, что данные, которые используются в системе, где существует централизованное планирование и контроль, а финансовые и статистические отчеты отвечают государственным требованиям, более унификовани.
Консультант уточняет единицы измерения, например, количество изделий, их вес или объем, устанавливает критерии точности, например, до ближайшей сотни или до последней единицы. Точность зависит от цели. Так, при анализе рабочего времени, чтобы установить норму времени операции, может быть нужна точность до секунды. Но прогноз объема производства в год может быть с точностью до ближайшей тысячи (погрешность - 10%). Если консультант не определит пределы точности до начала сбора данных, он может получить некорректное, информацию.
Степень детализации фактов должен быть выше, чем степень данных предварительной диагностики. Может потребоваться информация об отдельной личности, о ее отношение к данной проблеме. Чем более детализированные факты, тем больше времени нужно для их сбора. Данные могут быть собраны в несколько этапов, пока не вырисуется подробная картина положения организации.
Необходимо определить период времени, за который анализируют деятельность организации. Он должен быть достаточно длинным, чтобы можно было определить характер деятельности, темпы роста или спада и выявить колебания хозяйственной активности из-за сезонных проблемы или экономические циклы. На предприятиях, где производят средства производства, а проектирование и производство продукции длятся несколько лет, период, взятый для исследования, должен быть длиннее, чем на предприятиях, производящих продукцию текущего використання.
Исследуемые периоды времени должны быть спивставлюванимы: месяцы или недели должны включать одинаковое число рабочих дней. Время, когда возникали чрезвычайные происшествия, надо исключить, но рассматривать этот период в новой градации. Периоды, предшествующие большим изменениям в работе, например, освоению новой продукции и свертыванию выпуска старой, нужно рассматривать отдельно от периодов нормальной работы. Если был выбран период, близкий к началу выполнения задания, необходимо иметь в виду, что консультант может повлиять на результат своим присутствием. Выбранный период должен иметь наличие соответствующих записей в учетной документации.
Консультант должен решить собирать всю информацию или ее отдельные элементы. Как правило, нужно выбрать несколько жизненно важных пунктов, которые связаны с текущей хозяйственной деятельностью и могут стать очень важными в майбутньому.
Обработка и табулирования данных - последний этап подготовительной работы сбора данных. Используют следующие типичные группировки:
за событиями - время, частота, скорость, тенденции, причины, последствия;
за работниками - год, пол, семейное положение, квалификация, образование, трудовой стаж, заработок;
за продукцией и материалами - размер, стоимость, технические характеристики, источники;
за ресурсами, затратами, доходами, процессами и процедурами - показатель производственной активности (сбыт, потребление, производство), местонахождение, центр управления, географическое распределение, использование оборудования.

<- ГЛАВА 9. ДИАГНОЗ ПРОБЛЕМЫ 9.2. Источники и методы сбора информации ->