Верба В.А. , Решетняк Т. И.. Организация консалтинговой деятельности (2000)

11.4. Презентация консультационных рекомендаций клиенту

После анализа сравнения и оценки альтернативных вариантов решения проблем необходимо выбрать тот, который с точки зрения возможности его осуществления, соответствия ресурсным возможностям клиента, риска возникновения побочных реакций и согласования краткосрочных и долгосрочных целей организации является наилучшим. Процесс отбора альтернативы обязательно согласовывается с клиентом. Выработка рекомендаций клиенту является важнейшим и самым этапом консультационного процесу.
Наиболее эффективной формой презентации консультационных рекомендаций является устное представление материалов в сопровождении письменных документов и наглядных средств. Такая комбинация позволяет активизировать обсуждение предложенных изменений. Иногда консультанты предпочитают предыдущем представлению клиенту письменных материалов для ознакомления, а затем осуществляют их презентацию.
Целью представления консультационных рекомендаций является открытое обсуждение и получения согласия клиента на осуществление предложенных изменений. Рекомендации должны содержать не только описание мер, которые необходимо осуществить для улучшения работы клиентской организации, но и методику их осуществления. Поэтому план работы по внедрению изменений является важнейшей частью рекомендации.
Поскольку консультант не наделен административными полномочиями, окончательное решение выбора варианта устранения диагностированной проблемы принимает клиент. Следует помнить, что клиент, которому навязаны определенные решения, не способен адекватно внедрить предложенные изменения. Поэтому при подготовке альтернатив и выборе наилучшей из них консультантам необходимо учитывать особенности организационной культуры клиента и инновационный потенциал его персонала.
Для проведения успешной презентации необходимо соблюдать следующие правил.
Во-первых, следует помнить, что презентация консультационных рекомендаций не является теоретической лекцией по проблемной тематике. Целесообразно организовать представление материала в форме диалога консультанта и клиента (который может длиться как в течение презентации, так и после нее) и обмена информацией, что способствует созданию соответствующей атмосферы позитивного восприятия идей.
Во-вторых, презентация должна иметь четкий план, соответствующую структуру с определением ключевых моментов, требующих дополнительной активизации внимания клиента.
Во время презентации консультанты имеют уникальную возможность наблюдать реакцию аудитории на свои идеи, проверить их реалистичность, общаться с руководством клиента, отвечать на вопросы и при этом чувствовать эффект обратной связи. Презентация формирует у клиента чувство уверенности в возможности реализации предлагаемых решений. Именно это создает основу долгосрочного сотрудничества. Успешность проведения презентации зависит от:
удачно построенного плана;
соответственно подготовленного пакета визуальной информации;
практического опыта консультантов;
динамичности ее проведення.
Различают план проведения самой презентации (организация процесса презентации и подбор визуальных материалов) и собственно план доповидання консультанта. Планирование хода презентации нацеливает всех членов команды на определенные роли, определяет их функции.
План доповидання состоит из двух частей: анализа альтернатив и процесса отбора вариантов решения. Для правильного построения презентации консультанту предстоит четко понимать интерес клиентской организации в целом и отдельных индивидов, поэтому необходимо заранее определить авторитетных работников компании клиента, их влияние на процесс принятия решений, уровень их информированности и их позицию относительно содержания предложенных змин.
Доповидання консультанта должно быть структурировано таким образом, чтобы предоставить информацию клиенту о содержании и причины возникновения его проблемы, обоснование предлагаемого решения с точки зрения интересов и потребностей клиента, а также доказательство преимуществ выбранного варианта решения с прогнозированием возможных последствий его реализации (рис. 11.3).
Такая структура предлагает клиенту конечный продукт консультационной деятельности и фокусирует его внимание на логических выводах, сделанных из имеющейся информации.
Использование визуальных материалов способствует лучшему запоминанию и пониманию информации, а также делает выводы более обоснованными. Наиболее распространенными визуальными материалами, которые раздаются во время презентации, являются материалы с достаточной степенью детализации и замены письменного отчета; слайды, в которых используются схемы, диаграммы, рисунки с небольшим количеством текста; графические илюстрации.
Динамичность проведения презентации является залогом ее успешности. Исходя из этого, необходимо помнить, что:
доброжелательность всегда положительно влияет на аудиторию
использование невербальных средств общения (жестикуляции) помогает восприятию информации;
вербальное подачи материала должно быть разделено на отдельные интонационные и содержательные части излагаются в определенном темпе с соблюдением пауз;
обращение к присутствующим на имя с вопросами настраивает аудиторию на диалог;
доповидання не должно занимать много времени и утомлять слухачив.
Сама по себе успешная презентация еще не гарантирует успеха консультирование, но непрофессионально организована презентация всегда приводит к потере клиентов.

<- 11.3. Оценка альтернатив решения проблемы выводы ->