Конспект лекций. основы менеджмента

8.2. Принципы и правила планирования времени менеджера

Чтобы правильно выполнять функции и достичь своих целей, каждый должен четко представить себе, насколько ограничен бюджет времени. Планирование - это проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только профессиональные и личные задачи, но и текущее, связано с работой нагрузки, отклонением или откладыванием новых задач и вимог.
Таким образом, чем лучше мы знаем свой временной бюджет и совокупность задач, тем лучше мы готовы делегировать менее важные дела, уменьшать их количество или откладывать на более поздние строки.
Правил планирования времени много, ате среди них можно выбрать пять важнейших с точки зрения каждого менеджера:
1. Необходимо составлять план на определенную часть своего рабочего времени, як
показывает опыт, краше всего на 60 видсоткив.
Основное правило планирования времени: 60% - запланированная активность;
20% - непредвиденная активность (резервы времени и внеплановые действия)
20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).
В зависимости от вида и рода занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Точнее можно их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, который является основой всякого планирования часу.
Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок "дневных помех". Следует задокументовуваты и проверять то, как и на что тратится время. Такие действия помогут приобрести: опыт как основу для будущих потребностей во времени; исходные позиции для совершенствования методики работы и распределения времени, а также знания в расходах бюджета своего часу.
Сведения задач в единое - планирование действий. Необходимо перечислить все рабочие акции, которые будут в соответствующем плановом периоде. Невыполненное из этого списка можно взять за основу для заполнения "свободных мощностей" при составлении плана на следующий период.
Регулярность - системность - последовательность. Необходимо работать над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводить до конца начатое справу.
Реалистичное планирование. Не нужно бросаться в крайность чрезмерного планирования, следует планировать только такой объем задач, с которым реально можно справитися.
Приспособленность. Гибкость необходима при составлении планов, поскольку они состоят не для того, чтобы облегчить вам жизнь, а для достижения мети.
Пополняйте потери времени. По возможности нужно немедленно восполнять потери времени. Выгоднее один раз дольше поработать вечером, чем в течение целого дня догонять упущенное напередодни.
Письменная форма. Хорошо составлять временные планы на формулярах своего изготовления или специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и всегда можно иметь полный обзор справ.
Перенос несделанного. Невыполненные задания, которые вы не хотите вычеркнуть совсем, следует перенести в план следующего периода. Тогда они не потеряются и автоматически учащиеся при разработке новых планив.
Фиксация результатов вместо действий. Необходимо фиксировать в планах результаты или цель (конечный этап), а не просто какие-то дии.
Установление временных норм. Очень важно задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько она действительно потребуе.
Срок исполнения. Установить точные сроки исполнения для всех видов деятельности - вот что главное. Таким образом, вы привчаетеся к самодисциплине, избегаете нерешительности, замедление, откладывание справ.
Установление приоритетов (суть важности). Каждый должен точно определить, какому делу отдать приоритет.
Избавление от «тирании» поспешности. Следует научиться отличать важное от спешного. Это поможет избавиться от «тирании» спешных дел. Иногда срочная (спешно) дело не всегда бывает самой важной, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают большую часть нашего драгоценного часу.
Делегирование (передоверие) дел. С самого начала нужно установить в своих планах, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
"Поглотители времени" и резервы времени. Определенный процент времени необходимо оставить в счет резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел. Старайтесь сократить количество и объем "помех" ("поглотителей" вашего времени).
Переработка - перепсревирка. Важно постоянно перепроверять план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы повнистю.
Свободное время. Его тоже нужно планировать и использовать толком, так же как и время, которое уходит на поездки и очикування.
Временные блоки и спокойное время. Резервирование удлиненных непрерывных периодов времени для больших дел (спокойное время, закрытые часы) и коротких промежутков времени - для решения нескольких малых дел очень важливим.
Время для планирования и творчества. Нужно резервировать определенный процент своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.
Рутинная работа. В планы должно входить выполнение рутинных задач, чтение месячных отчетов, обход предприятия тощо.
Непродуктивная деятельность. Следует следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, например, изготовление фотокопий, несущественные совещания, собрания тратилось меньше времени, стоит ограничиваться только действительно необхидним.
Альтернативы. При планировании нужно думать альтернативно-по принципу "всегда есть другой, лучший путь".
Разнообразие. В планы необходимо вносить разнообразную деятельность, чередовать выполнение долго-и краткосрочных проектов, работу наедине и в групах.
Согласование временных планов. Чтобы сделать рабочие будни насыщенными, а планы воплотить в жизнь, их нужно согласовать с планами других людей (секретарей, начальника, подчиненных, коллег).
Из этих правил каждый может себе выбрать пять основных и придерживаться их при ежедневном планировании.

<- 8.1. Основы менеджерского планирования 8.3. Система планирования времени ->