Сопко. Бухгалтерский учет (1998)

А. 6.1.5. Классификация бухгалтерских документов

Многочисленность и разнообразие документов, используемых в бухгалтерском учете, требует их классификации. В экономической литературе существует немало классификаций, имеют некоторые отличия. Обобщая эти классификации, можно предложить их группировка по определенным признакам: назначению, месту написания, масштабу охвата количества операций, степени обобщения хозяйственных фактов, характеру оформления, техникой написания и обработки (рис. А.6.1).
По назначению документы делятся на распорядительные и виправдовувальни.
Распорядительными называют документы, которые содержат распоряжение (приказ, инструкцию и т.д..) На осуществление хозяйственного факта-операции. Они еще не подтверждают хозяйственный факт, а является основанием для его осуществления. Поэтому их нельзя брать для записи в регистры бухгалтерского учета. Документом, подтверждающим факт совершения сделки, является исполнительный документ.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения о предоставлении отпуска, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей тощо.
Оправдательный являются бухгалтерские документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они содержат данные о ее выполнении. К таким документам относятся акты, накладные на передачу материальных ценностей, кассовый расходный ордер тощо.
По месту написания документы делятся на внутренние и зовнишни.
Внутренние - документы, состоящие в хозяйствах согласно проведенным ими операций. К этим документам относятся требования, накладные, кассовые ордера, различные акты тощо.
Внешние - это такие документы, поступающие в хозяйство от других предприятий, учреждений и организаций. К этой группе относятся также документы, которые пишут в одном хозяйстве, но они вращаются между различными хозяйствами. Сюда относятся все банковские документы - платежные требования, поручения, квитанции об заготовку сельскохозяйственного сырья тощо.
По масштабу охвата количества операций документы делятся на одноразовые и нагромаджувальни.
Одноразовые - это документы, которыми оформляются хозяйственные факты (операции) в момент их совершения. Характерной особенностью этих документов является их однократное использование для начальной регистрации хозяйственных операций.
Накопительные документы - это такие, которые дают возможность в течение дня, декады, недели, месяца фиксировать однородные хозяйственные операции по мере их осуществления (например, лимитно-заборные карты, путевые листы, многодневные наряды на выполнение работ, ведомость расхода кормов и т.п.).
Накопительные документы окончательно оформляются только после окончания срока их действия. Они значительно сокращают количество документов и является одним из способов уменьшения рутинной учетной работы. Но не у всех хозяйственных операциях возможно их використання.
По степени обобщения хозяйственных фактов бухгалтерские документы делятся на первичные и зведени.
К первичным документам относятся такие, в которых фиксируются хозяйственные операции в момент их совершения. Это первый формальное доказательство того, что хозяйственный факт - явление или процесс, т.е. операция, состоялся. Все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Они могут быть одноразовыми и нагромаджувальними.
Сводными являются такие документы, которые написаны на основании первичных документов по признаку групп и других признаков обобщения. Возведение первичных данных в документах значительно сокращает учетную роботу.
По характеру оформления бухгалтерские документы делятся на документы бухгалтерского, небухгалтерського и комбинированного оформлення.
Документы бухгалтерского оформления полностью пишут работники бухгалтерии. К этим документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справочники, групувальни сведения, различные расчеты распределения обобщенных данных и т.д.. Основное назначение этих документов - техническая подготовка записей бухгалтерского облику.
Документы небухгалтерського оформления пишут работники производственных подразделений: кладовщики, мастера, прорабы. Главным признаком таких документов является то, что в них работники бухгалтерии записывают только бухгалтерское проведення.
Документы комбинированного оформления - это такие документы, в которых часть данных заполняется не бухгалтерами, а часть - работниками бухгалтерии. Например, акты на ввод в эксплуатацию основных средств заполняет комиссия, а стоимостные данные записывают в бухгалтерии.
По технике написания и обработки бухгалтерские документы делятся на такие, которые пишут вручную, на клавишных, перфорационных машинах или на ЕОМ.
Несмотря на то, что сейчас применяется большое количество вычислительной и организационной техники, немало бухгалтерских документов пишут вручну.
Эти документы представляют собой традиционные бумажные листы. их заполняют чернилами, химическим карандашом или печатной машинкою.
Часть бухгалтерских документов может быть написана с помощью фактурных машин или других клавишных машин, имеющих алфавитный пристрий.
К документам, которые пишут на перфорационных машинах, принадлежащих перфокарты, дуаль-карты и пр.. Этот прием иногда называют полумеханизированным способом.
При использовании ЭВМ документы пишут автоматически определенными программами. К этой группе относятся также документы, которые получают с помощью датчиков и терминалов.

<- А. 6.1.4. Технические формы документов А. 6.1.6. формы документов ->