Сопко. Бухгалтерский учет (1998)

А. 6.2.2. Классификация учетных регистров

В учете используется много различных учетных регистров для хронологического и системного учета хозяйственных фактов-операций, а также для обобщения процессов хозяйственной деятельности в различных экономических групах.
С целью систематизации знаний о учетные регистры их разбивают на некоторые качественно однородные группы по следующим признакам: характеру записи, содержанию, внешнему виду, будовою.
I. По характеру записи реестра делятся на хронологические, системные и комбиновани.
Хронологическими называются такие учетные регистры, в которых хозяйственные операции фиксируются по мере их возникновения, т.е. в календарной последовательности их осуществления (регистрационный журнал операций (форма 6.2), журнал учета поступления грузов, журнал отгрузки и реализации товаров и т.д.).
Эти регистры используются для проверки документов, поступивших в бухгалтерию, для контроля за движением и своевременным выполнением работ, отраженных в них, а также для определения объема выполненной работы за определенный отрезок времени: количества отгруженной продукции или полученного сырья, осуществления хозяйственных операций за день , месяц, квартал, год и для многих других потреб.
В системных учетных регистрах подают и учитывают хозяйственные операции с системными признаками. Таких реестров много, их название, форма и содержание зависят от форм учета, принятых в данном хозяйстве. Все учетные регистры (по любой формы учета), в которых размещены синтетические и аналитические данные, являются систематическими учетными реестрами.
Комбинированные - это такие реестры, в которых сочетаются хронологические и системные учетные регистры. Комбинированный реестр позволяет отражать хозяйственные процессы одновременно в хронологическом и системном порядке за один рабочий прием, иметь сведения об объеме выполненной работы в указанных разрезах. В этом преимущество комбинированных учетных реестрив.
II. По содержанию учетные регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбиновани.
В аналитических учетных регистрах осуществляется учет по аналитическим данным. Любой учетный регистр (независимо от формы учета) аналитическим данным является аналитическим учетной счету. Форм этих реестров много, основные из них: количественно-пидсумовувальни карты, контокоррентные карты, багатоколонкови картки.
В синтетических учетных регистрах производится учет по синтетическим счетам. Любой учетный регистр с синтетическим счетом является синтетическим учетной реестром - Главная книга, журналы-ордера и т. ин.
В связи с применением последнее время в практике различных учетных форм начали использовать учетные регистры, где сочетается учет по синтетическим и аналитическим данным. Такие учетные регистры по содержанию называются комбинованими.
III. По внешнему оформлению учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, регистраторы, отдельные листки, карточки, ведомости (рис. А.6.3).
Бухгалтерские книги - это сброшюрованные учетные синтетические или аналитические реестры. Книги, в которых сброшюрованных синтетические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами синтетического учета (Главная книга, Журнал-главная). Книги, в которых сброшюрованных аналитические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами аналитического учета. Синтетические счета имеют много аналитических счетов, поэтому книг аналитического учета несколько, как правило, по одной для аналитических счетов каждого синтетического счета, а для некоторых, например для счета «Сырье и материалы», - даже больше. На обложке бухгалтерской книги указывается название хозяйства или учреждения, название книги и отчетный год. С целью усиления контроля все страницы каждой книги нумеруются и прошнуровываются. На обороте последней страницы книги указывается общее количество пронумерованных, прошнурованных сторинок.
Бухгалтерские книги - самый надежный способ хранения учетных регистров синтетического и особенно аналитического учета. Однако они имеют ряд недостатков: усложняется рациональное распределение учетной работы между работниками бухгалтерии, значительно снижаются обзор данных в учетных регистрах и возможности использования их для оперативного контроля и управления; нельзя точно определить оптимальный объем книги для записи хозяйственных операций нельзя использовать вычислительные машины для записи в учетные регистры хозяйственных операций. Менее надежны для хранения, но удобнее в работе регистраторы и отдельные аркуши.
Регистраторы - это специальные папки с раздвижными кольцами, куда вкладываются учетные регистры синтетического или аналитического учета. Как и в книгах, на обложке регистратора указывается название предприятия, регистратора и отчетный год. В регистраторах удобно хранить учетные регистры. В любой момент без особых трудностей можно извлекать из них нужны реестры вкладывать новые. Это позволяет использовать вычислительные машины для записи хозяйственных операций в учетных регистров, а остальные - Для оперативного контроля и управления. Кроме того, это способствует Устранению и других недостатков, которые имеют бухгалтерские книги.
Недостатком регистраторов является трудоемкость разложения по ним учетных регистров, поэтому в практике регистраторы не очень поширени.
Отдельные листы, карточки, на которых размещены учетные регистры синтетического и аналитического учета, не брошюруются. Каждый из них функционирует отдельно и используется для определенных учетных потребностей. Это позволяет систематизировать учетные регистры в любых разрезах, наиболее рационально распределять учетную работу между работниками бухгалтерии, широко применять механизацию учета и использовать учетные реестры для контроля и управления господарством.
Отдельные листы, которые являются реестрами синтетического учета, хранятся в обычных папках, а регистры аналитического учета - в картотеке (в специальном ящике) в разрезе синтетических счетов и субрахункив.
IV. Строение учетных регистров весьма разнообразна и зависит от многих обстоятельств - от характера и содержания операций, характера нужных сведений, потребностей оперативного контроля и руководства и от технических средств, применяемых в учете. Поэтому при построении учетных регистров следует учитывать способ их ведения - ручной или машинный. Современное направление построения учетных регистров - машинный (регистраторы, счетчики, датчики и т.п.).
По строению учетные регистры делятся на одноколонкови и многие колонку (табличные). Табличные, в свою очередь, делятся на двух-и односторонние, табличные и шахматные (рис. А.6.4).
Односторонние - это такие учетные регистры, которые с правого края имеют две колонки: одну для записи сумм увеличения или прибыли, а вторую - для сумм уменьшения или расхода; дату, номер и содержание хозяйственной операции записывают в левой части реестра. Одностороннюю строение имеют все типичные аналитические учетные регистры (образцы карт количественно пидсумовувальних приведены в формах А.6.З.-А.6.5), а также значительная часть специальных аналитических учетных регистров. Эти регистры используются для всех форм облику.
Двусторонние - учетные регистры, разделены на две части: левая предназначена для записей увеличения (), а правая - для записей снижение (-). Учетные регистры такого строения используются в основном для книжных форм облику.
Табличные - это такие учетные регистры, в которых дебетовая или кредитная колонки разделены на ряд вертикальных колонок (образец такого реестра приведены в схемах). Такое строение реестра исключает необходимость вести отдельные учетные регистры для аналитических данных, обеспечивает ведение одного реестра для всех видов показателей в разрезе группы. Для этого используется отдельная вертикальная колонка реестра. В каждой вертикальной колонке учетного реестра записываются отличные друг от друга показатели, которые являются элементами той же совокупности. Табличная построение учетных регистров очень широко используется в практике бухгалтерского и оперативно-технического учета и на ЕОМ.
Шахматными называют учетные регистры, разделены вертикальными и горизонтальными линиями на ряд клеток в форме шахматной доски. В клетки записывают суммы одновременно по двум признакам, например по месту осуществления расходов (цех, бригада и др.) и характером расходов (топливо, материал, зарплата и т.п.), или по признакам дебету и кредиту счетов. Суммы клеток, которые суммируются по вертикали, характеризуют один признак, по горизонтали - другую. Примером такого реестра является форма А.6.4.
Итоги по вертикали показывают расходы по месту их совершения (по цехам), а итоги по горизонтали свидетельствующие о характере и размере расходов (материалы, топливо и т. д.).
Очень широко используются шахматные реестры в журнально-ордерной форме учета. Почти все учетные регистры этой формы учета имеют шахматную будову.
Табличная, а особенно шахматная построение учетных регистров, рациональная. Такие реестры используют для составления различных сводок и группировок данных текущего учета за определенный отрезок времени, в них удачно сочетается синтетический и аналитический учет хозяйственных операций.
Графическую классификацию учетных регистров приведены на рис. А.6.5.
В табличных и шахматных учетных регистрах часто используют линейный способ записи хозяйственных операций, когда для каждого процесса отводится отдельная строка, где записываются суммы как по дебету, так и по кредиту счета. Этот способ записи перспективный. Он удобен для контроля за своевременным погашением задолженности и движением определенной партии товарно-материальных ценностей.

<- А.6.2.1. общие замечания А.6.3. Принцип счете бухгалтерского учета ( в плане сплошной и непрерывной регистрации хозяйственных фактов , их индивидуализации и персонификации ) ->