Сопко. Бухгалтерский учет (1998)

А.8.12. Хранения бухгалтерских документов

В каждой бухгалтерии документы с момента их составления или получения от других предприятий и организаций до полного использования и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места на другое, то есть проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются иногда на несколько дней. Поэтому обязательно нужен контроль за хранением документив.
Для обеспечения своевременного и правильного учета хозяйственных фактов надо сформировать систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению их движения в течение всей обработки. Этого можно достичь с помощью документооборота и четкой организации текущего и постоянного активив.
Документооборотом называется установленный порядок и срок движения документов в процессе их использования по методу бухгалтерского учета от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.
Документы, на основании которых делают записи в учетных регистрах, называются использованными. их хранят в текущем архиве не дольше течение данного года, после чего передают по акту на постоянное хранение в архив предприятия, организации или установи.
В течение месяца документы, которые обрабатываются, хранят в отдельных папках или технических средствах диловодства.
В конце каждого месяца документы текущего месяца формируют в отдельные папки по признакам архивного делопроизводства, т.е. согласно номенклатуре. На обложке указываются название дела, ее номер, год, месяц, шифр синтетического счета и количество документов. Документы подбирают по определенным признакам группировки (приходных, расходные, авансовые отчеты), нумерации, последовательности осуществления хозяйственных операций и другими ознаками.
Все принятые на хранение дела регистрируются в архивной книге, которая ориентировочно может иметь следующую форму:
Документы, переданные из текущего архива к постоянному, сохраняют за такими принципами: по годам и месяцам; в пределах года и месяцев в зависимости от характера и содержания по следующим признакам: в хронологическом, предметном и корреспондентском порядку.
Срок хранения документов в постоянном архиве предприятия для каждого вида документов устанавливает Главное архивное управлиння.
По истечении срока хранения документы уничтожают, о чем составляют акт. Процесс уничтожения заключается в передаче соответствующих материалов организациям вторичного сырья. Этот факт оформляют накладной.

<- А. 8.11. Виды бухгалтерских проводок A.9. Обобщения данных текущего учета ->