Сопко. Бухгалтерский учет (1998)

Б.3.2.3.3. Учет денег , выданных в подотчет физическим лицам

Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие деньги (авансы) в подотчет для проведения операционно-хозяйственных расходов, а также на служебные командировки. Деньги, выданные в подотчет, должны использоваться только на те потребности, на которые они видани.
Объект учета - денежные средства, выданные физическому лицу для осуществления оперативно-хозяйственных расходов (покупки предмета, использование во время служебной командировки и т.п.).
Аналитический учет - строится по каждым физическим лицом отдельно по следующим характеристикам: фамилия, имя и отчество, назначение денег, срок, на который выданы гроши.
Выдача денег в подотчет. Деньги (наличными) подотчетным лицам выдаются из кассы. Денежные чеки для получения подотчетных сумм непосредственно с расчетного счета в банке применяют ридко.
Подотчетному лицу выдаются деньги на основе его письменного заявления с разрешения руководителя предприятия при наличии справки бухгалтерии о том, что за данным лицом нет задолженности по ранее выданным авансах.
Отчетность об использовании подотчетных сумм. После возвращения из командировки или выполнения поручения подотчетное лицо должно в течение трех дней представить авансовый отчет об использовании в связи с командировкой выданных ему сумм. К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке (с отметками о выбытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков, приемные акты или расписки лиц, принявших от подотчетного лица приобретенные ценности, тощо.
Авансовый отчет бухгалтерия проверяет как с точки зрения правильности его оформления и арифметических подсчетов, так и по существу, то есть правильности и законности расходования каждой суммы, указанной в отчете. О проверке делается запись на бланке авансового отчета, после чего последний утверждает руководитель предприятия. Остаток неиспользованных сумм подотчетное лицо возвращает в кассу пидприемства.
Для учета подотчетных сумм применяется счет «Расчеты с подотчетными лицами». На дебете этого счета группируют суммы, выдаваемые в подотчет, и отражают задолженность человек:
Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета «Касса».
На кредите счета учитывают суммы выполненных расходов (на основе авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов):
Например, использованы деньги на командировку на семинар общехозяйственного характера будет записано:
Дебет счета «Административные расходы»
Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».
Если деньги выдавались в подотчет на приобретение некоторых хозяйственных материалов, запасных частей, канцелярских имущества и есть подтверждение этих расходов документами, то делают следующую запись:
Дебет счета «Сырье» и «Материалы»
Дебет счета «Запасные части»
Дебет счета «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»
Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».
На возвращен остаток неиспользованных сумм подотчетным лицом:
Дебет счета «Касса»
Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».

<- Б. 3.2.3.2. Учет денежных средств на счетах в банке Б.3.2.3.4. Учет денежных средств в дебиторов - юридических лиц (учет долговых требований) ->