Шегда. Менеджмент (2002)

5.5. функция контроля

В менеджменте контроль можно определить как процесс наблюдения за тем, как предприятие движется к намеченной цели, и корректировки отклонений от принятого курса в случае необхидности.
Управление фирмой вообще невозможно без контроля. Предоставление полной свободы действий не делает человека руководителем. При осуществлении управления особое значение приобретает принцип управления по отклонению. Если все идет в соответствии с поставленными задачами и согласно требованиям стандартов, никакого вмешательства не требуется. Цель контроля состоит в выявлении таких отклонений. Для своевременного выявления этих отклонений необходимо иметь четкое представление об основной цели фирмы, ее задачи, методы стандартизации и подготовку кадров. Без четкого определения их и без наличия достоверных стандартов невозможно сказать, что является отклонением от плана, а что нет. Связь между планированием и контролем - критический, поскольку он способствует определению производительности относительно установленных в процессе планирования стандартив.
Функция контроля включает учет и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин, разработку мероприятий по достижению поставленной мети.
Роль и значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решений. Если дела идут хорошо, тогда контроль позволяет поддерживать ход дел; если результаты хуже ожидаемых, тогда контроль помогает внести необходимые корективи.
Менеджеры оценивают состояние дел на предприятии на основе отчетов, которые получают от других работников организации, а также из внешних источников. Они определяют ориентиры соответствии с намеченной на этапе планирования цели и задач. Затем, по мере необходимости, они вносят коррективы путем перепланировки, реорганизации или переориентации. Таким образом, в процессе контроля выявляется, насколько согласованными есть все функции управления, поскольку выявляются недостатки, допущенные при выполнении их.
Контроль непосредственно связан с функцией планирования. Стратегические планы отражают изменения как внутри организации, так и за ее пределами, и процесс контроля позволяет менеджерам удостовериться в том, насколько действует принятая стратегия. Если предприятие постоянно осуществляет контроль, ошибки можно вовремя заметить и вовремя принять соответствующие меры для предупреждения проблем. Контроль позволяет видеть всю истинную картину состояния производства. Поэтому от его эффективности в конечном итоге зависит качество принимаемых решений, и своевременное выполнение их.
Прежде всего выделим два типа контроля - стратегический и тактичний.
Стратегический контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан со стратегическим планированием и управлинням.
Тактический контроль обеспечивает систематические наблюдения за выполнением текущих задач, программ, планив.
Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий, заключний.
Предварительный контроль осуществляется через правила, процедуры, поведение до фактического начала работы. Этот вид контроля используется применительно человеческих (трудовых), материальных, финансовых ресурсив.
Предварительный контроль в сфере трудовых ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков, необходимых для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных працивникив.
Предварительный контроль за материальными ресурсами также является обязательным, так как высококачественный товар из сырья низкого качества не сделаешь. Контроль осуществляется путем разработки стандартов качества и проведения физических проверок материалов на соответствие установленным требованиям. Одним из способов предварительного контроля является выбор таких поставщиков, у которых материалы имеют соответствующую якисть.
Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет.
Текущий контроль осуществляется в процессе проведения работы непосредственно менеджером (руководителем). Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем, предложения по совершенствованию работы позволяют устранять отклонения от планов и инструкций. Он обязательно предполагает получение данных о фактических результатах, т.е. им обеспечивается обратная связь при роботи.
При заключительном контроле фактические результаты сравниваются с запланированными. Сравнивая фактические результаты с запланированными, руководство имеет возможность оценить, насколько правильно были составлены планы, и дает возможность эффективно осуществлять функцию мотивации.
В профессиональной литературе описано целый ряд подходов к разделению форм контроля. Мы остановимся на следующем: финансовый, производственный, маркетинговый и контроль за якистю.
Финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Он охватывает все аспекты жизнедеятельности организации: производство, маркетинг и непосредственно само управления и включает бюджет, анализ рентабельности, анализ относительных показателей, отдачу инвестиций тощо.
Производственный контроль включает 6 главных функций: маршрутизация, т.е. последовательность операций; загруженность, т.е. распределение работ, производственные графики, определяющие время, когда должно выполняться каждая операция; предыдущее оценки стоимости выполнения работ; диспетчеризация, или процесс текущего упорядочения работы; отправка как завершающая деятельность , в процессе которой проверяется выполнение планив.
Маркетинговый контроль основывается на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом, наблюдений за поведением клиентив.
Контроль за качеством включает новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при выполнении работ, надежность в эксплуатации, является одним из важных средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на ринку.
С общеэкономической точки зрения контрольную функцию менеджмента предприятия можно изобразить так (рис. 16).
С точки зрения практики менеджмента процесс контроля является замкнутым циклом, который состоит из четырех этапов относительно конкретного объекта и осуществляется на всех уровнях управлиння.
На первом этапе цикла контроля менеджеры высшего звена устанавливают стандарты, есть критерии оценки работы организации в целом. Стандарты, используемые для контроля, должны быть тесно связаны со стратегической целью, потому что может возникнуть ситуация, когда предприятие будет строго контролировать выполнение неправильного задачи. В качестве примеров конкретных стандартов можно привести следующие показатели. В 2001 г. доходы увеличатся с 5 до 10%, сборочный цех будет выпускать ежемесячно 1000 компьютеров при нехватке менее 2%, торговые агенты будут ежемесячно устанавливать контакты с пятью потенциальными клиентами.
На втором этапе контрольного цикла оцениваются результаты деятельности на всех уровнях компании во всех подразделениях. Большинство компаний используют как количественные, так и качественные критерии оцинювання.
На третьем этапе реальные результаты деятельности сравниваются с принятыми стандартами. Менеджеры выясняют причины любых отклонений в работе организации. Если результаты деятельности соответствуют стандартам, тогда на четвертом этапе нет необходимости в изменениях. Однако результаты деятельности по тем или иным причинам не соответствуют стандартам, то на этом этапе осуществляются соответствующие корректирующие действия, которые могут заключаться или во внесении изменений в саму деятельность организации или в переоценке стандартов (рис. 17).
При контроле необходимо соблюдать следующие правил.
Устанавливать жесткие, но реальные для достижения стандарты и такие, объективно отражающих результаты деятельности людей. Четкий стандарт часто формирует мотивацию уже тем, что работник точно знает, чего от него хочет организация.
Устанавливать двустороннее общение между менеджерами и подчиненными. Избегать тщательного и скрытого контроля. Менеджерам не следует перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля. Кроме того, контроль должен быть всеобъемлющим, операционным, оперативным, сосредоточенным на результатах, простым, безперервним.
Следовательно, контроль - это процесс, посредством которого менеджеры убеждаются, что деятельность предприятия осуществляется в соответствии с планом. Менеджер сначала устанавливает цель и задачи и методы достижения их. Процесс управления предусматривает контроль за достижением цели. При таких условиях менеджер может вовремя зафиксировать отклонения от плана или несоответствие плана цели и принять необходимые меры для корректировки их. Связь между планированием и контролем - критический, поскольку он способствует определению производительности относительно установленных в процессе планирования стандартов. Такая связь приводит к лучшему взаимопониманию или обратной связи, потому что те, кто планирует, не всегда являются теми, кто управляет, и эти две группы должны взаимодействовать, чтобы успешно выполнять свои завдання.
Контроль позволяет менеджеру сравнивать реальные результаты с желаемыми. Функция контроля является средством наблюдения за выполнением работ и корректировки для гарантированного достижения соответствующих результатов. Контроль помогает в регулировании курса организации.

<- 5.4. Теоретические основы осуществления мотивационной функции управления 5.6. Функции координации и регулирования ->