Шегда. Менеджмент (2002)

13.2. Содержание организационно -производственной системы

Особенностью содержания организационно-производственной системы является то, что прежде ее элементами выступают люди и машины. Кроме того, оказывается, что большинство подобных систем превращают одну количество ресурсов-входов (материалы, деньги) в другую, более ценную количество ресурсов-выходов (товары, услуги). Поэтому такая система, как правило, содержит четыре класса элементов: люди, машины, материалы и гроши.
Для изучения эффективности использования персонала фирмы можно применить три основных подхода. Прежде всего можно улучшить первоначальный отбор работников или путем повышения квалификации уже имеющихся работников обучением, или использовав оба эти способа. Уже давно признано, что организация может развиваться только при условии совершенствования квалификации кадров. Именно личность, ее потенциальные возможности и таланты являются невидимыми ценностями, не фигурируют в балансах фирмы, но в конечном итоге определяют факторы ее успешной деятельности. Кроме того, значительное время и средства сегодня выделяются на осуществление подбора кадров, появляются специальные фирмы, консультирующие именно в этой галузи.
Набрав новый высококвалифицированный персонал, можно существенно улучшить показатели работы фирмы, повысить эффективность деятельности. При таком подходе пересматриваются производственные процессы (операции), имеющие выкапываться, и начинаются попытки улучшения трудовых показателей работников на этих операциях. Такой подход уместен при анализе производственной деятельности, которая, как правило, включается в сферу организации виробництва.
Третий подход к улучшению показателей деятельности персонала предусматривает изменение среды, в которой протекает эта деятельность: улучшение трудовых показателей за счет изменения физических условий труда, психологического и социального климата, в которых выполняется работа. Поведение человека подвергается косвенному регулированию путем изменения системы стимулирования и порядке служебного подчинения, взаимоотношений между руководителями и работниками, а также предоставлением работникам возможности для отдыха и дополнительных пильг.
Другой важной составной частью предприятия есть машины. Вопросы разработки конструкции, изготовления и обслуживания отдельных машин, объединение всех машин в единый технологический комплекс, конструирования, изготовления и обслуживания отдельных машин, предназначенных для выполнения различных технологических операций и процессов, является сферой деятельности классических технических дисциплин - механики, химии, строительной техники , электротехники и др.. Традиционный подход всех этих дисциплин заключается в попытке синтезировать оптимальный технологический комплекс путем объединения индивидуально сконструированных машин, каждая из которых считается лучшей с точки зрения функций, для выполнения которых она создана. Подобный подход может привести к серьезным ошибкам, поэтому мы рассмотрим некоторые из них. Практикой установлено, что многие виды оборудования оказываются малоэффективными из-за того, что при конструировании их создатели исходили из необоснованных или нереальных требований к оператору. Учет особенностей человека при конструировании машин и оборудования является предметом исследования инженерной психологии и ергономики.
Специалисты по инженерной психологии ближе к психологам, которые интересуются техникой, чем к инженерам, которые проявляют интерес к психологии. Поэтому они не берут на себя полную ответственность за разработку конструкции оборудования, а работают вместе с конструкторами. В результате такого взаимодействия больше внимания уделяется психофизиологическим факторам оператора, что способствует более эффективному соединению вещественного и личного факторив.
Важнейшую роль в рыночных условиях хозяйствования в организационно-производственной системе играет своевременное поступление денежных средств. Получение информации, необходимой для поддержания денежного обращения, является задачей бухгалтерского учета, а оценивания качества поступлений, как правило, входит в функции контроллера. В последние годы специалисты по бухгалтерскому учету начинают интересоваться не только вопросами получения информации, но и тем, каким образом используется эта информация. Экономисты-практики все чаще обращаются к методам математического анализа, а значит, в их подходе, с технической точки зрения, есть много общего с подходом системотехников и операционистив.
Люди как элемент системы должны быть способны реагировать на действия друг друга и изменение окружающей среды, используя данные непосредственного наблюдения или информацию, получаемую от тех, кто ведет такое наблюдение. Следовательно, именно коммуникации объединяют части системы и обеспечивают ее контакт с окружающей середовищем.
Кибернетики утверждают, что в конечном итоге любая система (в том числе и социотехнических) контролирует и часть системы, которая имеет наибольшую гибкость и вариабельность, - наибольшим количеством степеней свободы. Поэтому не случайно в условиях рынка выживают и процветают относительно гибкие фирмы, действующие по модели развития изменения - адаптация. Каждый субъект хозяйствования-очень сложная организационная система, полная внутренней жизни и разнообразных контактов с внешним миром, для которой характерно пространственно-временное воплощение. Каждому предприятию присущи свои задачи, свои приемы и методы. Предприятие - качественно определенная система, механизм, способ действия, а взятый как единство качества и воплощение этого качества в системе, механизме, способе действия - это способ хозяйствования, обеспечивающей эффективную жизнедеятельность в конкретных условиях иснування.
Существенным в организационно-производственной системе является то, что элементы должны быть взаимосвязанными (взаимозависимыми, взаимодействующим). Самые части могут быть объединены в целое, но это целое еще не система, пока не сформирован определенный действующий организм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы. Так, карбюратор является подсистемой автомобильного двигателя и подсистемой самого автомобиля. Система находится в постоянном взаимодействии с внешней средой как определенной совокупностью элементов. Изменение свойств последних влияет на систему, а также те объекты, элементы внешней среды, свойства которых меняются в результате поведения системи.
Для того чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо знать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как сама она связана с системой, образующей ее внешнее середовище.
Например, для того чтобы понять, как часы отмеряет часы, надо изучить механизм соединения его частей и осознать, каким способом он показывает часа, то есть исследовать взаимоотношения между часами и користувачем.
При этом возникает два важных вопроса. Как установить границы системы? Что считать соответствующими ей подсистемами? Ответ на этот вопрос зависит от цели анализа, и неправильные ответы могут привести к ошибкам. Например, проектирование токарного станка. Если считать сам станок системой, то в таком случае недостаточное внимание обращается на физические ограничения человека - оператора. Эргономисты подчеркивают, что зачастую человек и машина образуют единую систему. Таким образом, отдельные части станка (ручки, циферблаты) следует проектировать с учетом физиологических данных людини.
Возьмем пример из другой области. Процедура подготовки приказа осуществляется в нескольких отделах и поэтому должна быть организована так, чтобы интересы всех отделов, участвующих в ней, - производственного, торгового, бухгалтерии и др.. - Были учтены. Поэтому нельзя отрабатывать такую ​​процедуру, ориентируясь лишь на один виддил.
Споры по поводу систем имеют не только академический характер. Слишком широкое изучение системы для локальной цели становится бесполезной тратой средств, а слишком узкое может привести к повышению эффективности одной из подсистем за счет других. Если какая-то система стремится достичь определенной цели с минимумом затрат, то вряд ли он сможет это сделать, минимизируя отдельно затраты каждой подсистемы, так как минимизация затрат в целом может привести к увеличению их в какой-то одной подсистеме. Например, производитель двигателей может снизить себестоимость поршневых колец, увеличивая их выпуск и тем самым снижая постоянно затраты, но если одновременно он будет делать больше поршней и блоков цилиндров, и только увеличит себестоимость двигателя за счет накопления дорогих надлишкив.
Цель анализа - определить, какие подсистемы входят к данной системе. Если мы хотим понять, как работает часы, то нет смысла изучать взаимное расположение золотых и медных частей, так как разница между ними носит декоративный характер. При изучении часов как механической системы эстетический аспект несущественный. Если же часы рассматривать как товар, то должно учитываться такая важная подсистема, как внешний вигляд.
Проблема управления организационно-производственными системами заключается в том, чтобы, пользуясь знаниями условий в момент А, предугадать состояние системы в момент В и способ, которым этого состояния будет достигнуто. Этого можно достичь на практике чрезвычайно складно.
Понять работу какого-либо элемента системы - значит понять, как входы трансформируются в выходы. Например, понять решение как подсистему организационно-производственной системы означает понять процесс, с помощью которого входная информация преобразуется в определенную выбранную альтернативу.
Предприятие с точки зрения общественного производства - это олицетворенная результате общественного разделения труда часть производственного процесса, способная самостоятельно или во взаимодействии с другими аналогичными системами удовлетворять те или иные потребности потенциальных потребителей с помощью изготовленных им товаров и услуг. Возникновение того или иного предприятия обусловлено возникновением, формированием и постоянством на рынке спроса на продукцию, подтверждается платежеспособностью покупцив.
Для его функционирования необходимы, по крайней мере, кадровые, технические, технологические, информационные, финансовые ресурсы. Систему производственно-сбытовой деятельности предприятия еще называют операционной системой, в состав которой входит три взаимосвязанные подсистемы, выполняющие определенные функции (рис. 48).
Подсистема переработки выполняет производительную функцию, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные. Например, сырье превращают в конкретные товары: хлопок - в нити, нити-в ткань, ткань - в одяг.
Подсистема обеспечения не связана напрямую с производством, но выполняет необходимые функции обеспечения подсистемы переработки. Функция, считается частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составной частью подсистемы переработки в другой. Подсистема планирования и контроля получает от подсистемы переработки информацию о состоянии системы и незавершенное производство. С внутренней среды поступает информация о цели, политику, основные направления развития и другие внутренние параметры. Из внешней среды поступает информация о спросе на стоимость ресурсов, тенденции развития технологии, правительственных нормативных актов и других факторов. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот объем достаточно сложной информации и принять решение, как именно должна работать подсистема переробки.
Главным тестом, по которому можно определить эффективность операционной системы, является способность компании конкурировать на рынке. Применяя этот критерий, можно говорить о том, что используемые системы управления подавляющего большинства наших предприятий не соответствуют сегодняшним рыночным требованиям по следующим причинам: 1) жизненный цикл товара стал короче, номенклатура шире, объем выпуска меньше. Однако многие предприятия продолжают действовать, используя системы управления, рассчитанные на выпуск больших партий стандартных товаров в условиях жесткого централизованного управления народным хозяйством, 2) технологические процессы существенно усложнились по сравнению со старыми конвейерными линиями, возросли требования к квалификации и подготовки рабочих и специалистов, 3) требования к уровню качества обслуживания и времени выполнения заказов стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизма принятия решений; 4) хотя доля стоимости рабочей силы в издержках производства уменьшается, а объем информационной работы возрастает, производительность, как и раньше, измеряется затратами праци.Module . Динамизм рыночных отношений требует создания более простых и гибких систем управления. Наиболее конкурентоспособным систем управления операциями свойственны следующие характеристики: небольшие подразделения, укомплектованные меньшим числом, но более квалифицированным персоналом; небольшое количество уровней управления; структура, основанная на группах (командах) специалистов; графики и процедуры работ, ориентированные на потребителей способность гибкого составления (комплектации ), минимальный объем запасов; быстрая реакция на изменения; гибкое переналадку оборудования, высокая производительность и низкие затраты; высокое качество продукции и ориентация на прочные связи с споживачами.
К сожалению, многие руководители наших предприятий слишком полагаются на традиционные системы управления. Это происходит потому, что они или не хотят осуществлять необходимые изменения, или не знают, что делать. В мировой практике есть немало примеров рационального подхода к управлению операциями. Такие компании, как "Ксерокс", "Тойота", "НУММИ", работают значительно производительнее своих конкурентов именно благодаря более эффективной системе управления, которая постоянно совершенствуется с использованием составных частей новой, так называемой социотехнических, системы, которая состоит из двух взаимосвязанных частей : технической и социальнои.
Как известно, техническая подсистема включает не только оборудование, но и процедуры организации производства, компоновки рабочих мест, рационального использования производственных площадей, обучение работников передовых навыков, повышения их квалификации. В современной технической подсистеме больше внимания заслуживают шесть взаимосвязанных характеристик.
Функциональное назначение технической подсистемы заключается в обеспечении условий наиболее эффективного использования вещественного фактора при производстве и доставке на рынок таких товаров и услуг, которые способны обеспечивать коммерческий успех не только сегодня, но и в майбутньому.
Традиционные организации имеют чрезмерно сложные и громоздкие схемы, в которых функциональные отделы разобщены. При таком построении аппарата управления функциональные специалисты общаются преимущественно друг с другом, а связи между отделами малоэффективны. В таких условиях конструкторы передают свои разработки в производственные подразделения, те, в свою очередь, передают изделия в службу маркетинга и т. д. В современных фирмах, корпорациях создаются специальные группы (команды) специалистов, в которые входят представители всех функциональных служб. им предоставляются необходимые ресурсы, и они должны обеспечить выполнение конкретного задания от начала до конца. Формируется своего рода микроуправлинський центр как элемент общей системы управления, ориентированный на определенный вид деятельности, производство товара или осуществления процесса. Этот центр несет полную ответственность за прибыли и убытки, хотя и действует в рамках большого структурного образования. Такой подход помогает стимулировать индивидуальную и групповую предприимчивость и устраняет большинство бюрократических преград. Создаются условия для объединения в рамках одного небольшого подразделения усилий самых разных специалистов и сосредоточения их усилий на достижении конкретной мети.
В современном менеджменте принцип узкой специализации каждого из работников заменяется подходом, при котором группа работников универсальной квалификации несет полную ответственность за определенный участок работы. Она отвечает за качество, экономию ресурсов, привлечение новых специалистов, подготовку персонала, то есть за очень широкий спектр видов дияльности.
Планирование рабочего пространства и рационального размещения рабочих мест становится необходимым элементом совместной работы всех членов группы, которые находятся в постоянном контакте. Изменяется и схема движения деталей перемещаются преимущественно по кругу, а не вдоль, как на традиционном сборочном конвейере в условиях массового производства. В таких системах возрастает возможность повышения производительности праци.
Профессиональная подготовка персонала становится все более интегрированной функцией рабочей группы, которая должна многопрофильную квалификацию. Члены целевой группы сами отвечают за повышение своей квалификации и постоянное совершенствование производственных навыков. Постоянная сменяемость операций создает условия для творческой и изобретательной работы на всех этапах производственного циклу.
Сегодня эффективность инвестиций имеет гораздо большее значение, чем их объем. Наибольшую отдачу от инвестиций можно получить только при условии, что их направляют в уже эффективно действующую производственную систему.

<- 13.1. Теоретические основы исследования организационно-производственных систем как объекта менеджмента 13.3. Информационное обеспечение управленческой деятельности ->